Tangerang Selatan, HALOBANTEN.COM — Tiga mahasiswa Universitas Pamulang (Unpam) merancang sistem Bank Data digital untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dokumen media online. Sistem bank data digital ini dirancang untuk menjawab kebutuhan pengarsipan modern pada media online.
Ketiga mahasiswa tersebut yakni Ahmad Fadillah, Alif Azhar, dan Defry Sulaeman. Mereka dari Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Unpam. Melalui program Kerja Praktik (KP), mereka menghadirkan solusi daring untuk mempermudah penyimpanan, pengelolaan, serta pencarian arsip dokumen lebih efisien.
Pengembangan program mereka lakukan pada media online Halo Banten (halobanten.com), sebuah portal berita yang didirikan oleh PT Multi Media Merdeka.
Sebelumnya, pengarsipan dokumen pada lingkungan kerja masih berlangsung secara manual dan semi-digital. Kondisi tersebut memunculkan sejumlah persoalan, mulai dari penumpukan berkas, risiko kehilangan dokumen, hingga lambatnya proses pencarian arsip lama.
Tidak hanya arsip berita, perusahaan juga mengelola berbagai dokumen penting lain seperti surat pemerintah serta berkas iklan dan kerja sama. Volume data yang terus bertambah mendorong kebutuhan akan sistem terpusat yang mampu mengelola seluruh dokumen secara sistematis.
Temuan Selama Observasi
Berdasarkan hasil observasi selama kerja praktik, tim menemukan bahwa manajemen konten di media online Halo Banten belum terintegrasi sepenuhnya. Proses penulisan berita, editing, publikasi, masih berjalan secara terpisah.
Selain itu, penyebarluasan konten menuju platform media sosial seperti Instagram, YouTube, dan Facebook masih bergantung pada proses manual.
Pencarian arsip berita lama juga kerap memakan ketika membutuhkan dokumen tertentu untuk referensi maupun verifikasi data.
Sistem Berbasis PHP dan MySQL
Sebagai solusi, tim KP merancang sistem berbasis web menggunakan teknologi PHP dan MySQL dengan metode pengembangan Waterfall.
Ketua Kelompok KP, Ahmad Fadillah, menjelaskan proyek tersebut tidak hanya berfokus pada pengarsipan berita, tetapi juga mendukung integrasi administrasi internal perusahaan.
“Proyek Kerja Praktik ini berfokus pada pengembangan sistem informasi berbasis web native PHP bernama Halo Banten. Kami merancang ini sebagai platform portal berita sekaligus media integrasi administrasi internal untuk manajemen karyawan,” kata Ahmad.
Menurutnya, sistem tersebut memiliki fitur autentikasi multi-level antara admin dan karyawan, lengkap dengan manajemen database yang mendukung pengelolaan data pengguna secara dinamis.
Selain aspek fungsional, tim juga memberi perhatian pada tampilan antarmuka agar responsif dan nyaman digunakan.
“Selain mengutamakan sisi backend yang stabil pada server production, proyek ini juga memperhatikan estetika user interface yang rapi dan responsif,” ujarnya.
Fitur Hak Akses dan Kategori Arsip
Salah satu fitur utama dalam sistem ini ialah Role-Based Access Control (RBAC), yaitu pengaturan hak akses berdasarkan peran pengguna.
Dalam implementasinya, sistem mengenal dua level pengguna, yakni Administrator dan Karyawan.
Administrator memiliki akses penuh untuk menambah, mengedit, melihat, mengunduh, menghapus data, sekaligus mengelola akun karyawan dan memantau log aktivitas.
Sementara itu, karyawan memperoleh akses operasional terbatas, meliputi unggah dokumen, edit, lihat, serta unduh arsip tanpa otoritas penghapusan data.
Sistem ini mengelompokkan arsip dalam tiga kategori utama:
1. Arsip Berita
2. Arsip Surat Pemerintah
3. Berkas Iklan dan Kerja Sama
Seluruh dokumen tersimpan dalam format PDF sehingga keamanan data lebih terjaga dan akses dokumen menjadi lebih praktis.
Tingkatkan Efisiensi Kerja
Dalam operasionalnya, proses pengarsipan berlangsung lebih sederhana. Pengguna cukup memilih menu arsip, mengisi formulir, lalu mengunggah dokumen.
Setelah itu, sistem akan memvalidasi data, menghasilkan kode arsip otomatis, menyimpan informasi ke database, serta mencatat aktivitas pengguna pada log sistem.
Melalui mekanisme tersebut, pencarian dokumen yang sebelumnya membutuhkan waktu lama kini dapat berlangsung dalam hitungan detik lewat fitur pencarian berbasis kata kunci dan kategori.
Hasil pengujian menunjukkan seluruh fungsi utama berjalan dengan baik, mulai dari autentikasi login, validasi hak akses, unggah dokumen PDF, pencarian arsip, hingga monitoring aktivitas pengguna.
Tim penyusun menilai implementasi sistem ini memberi manfaat signifikan bagi perusahaan, khususnya dalam meningkatkan efisiensi administrasi dan pengelolaan ribuan dokumen digital.
Selain itu, pengarsipan berbasis digital turut menekan risiko kehilangan data akibat kerusakan fisik seperti kebakaran, kelembapan, maupun faktor eksternal lainnya.
Ke depan, sistem informasi arsip berita berbasis web ini masih berpotensi berkembang lebih jauh. Termasuk integrasi otomatis ke media sosial dan dashboard analitik performa konten secara real-time.
Inovasi tersebut memperkuat kesiapan PT Multi Media Merdeka melalui Halo Banten dalam menghadapi persaingan era digital sebagai media online yang cepat, aktual, dan terpercaya. Kehadiran bank data digital di Halo Banten menjadi langkah penting dalam transformasi digital perusahaan media.
